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Kommunikation im Projekt - erste Schritte

Gabriela Hofmann - Kommunikationsexpertin, Interim Managerin, Autorin
Veröffentlicht von in Projektkommunikation · 20 Oktober 2019
Tags: ersteSchritteProjekteProjektmanagementInterimManagement
Kommunikation im Projektmanagement

 
Erste Schritte

 
Ein Projekt, wie gross es auch immer sein mag, betrifft zumeist das ganze Unternehmen. Eine davon isolierte Projektkommunikation ergibt somit keinen Sinn und erfährt so auch keine allgemeine Gültigkeit. Die Gefahr ist sonst gross, dass diese schwammig bleibt und im schlimmsten Fall nicht von den Führungsverantwortlichen unterstützt oder sogar boykottiert wird.
 
Die Geschäftsleitung ist gemeinsam mit der Projektleitung verantwortlich für die Menschen, die Kommunikation, für den eingesetzten Geldbetrag und für die Infrastruktur usw., die für das vorzunehmende Projekt eingesetzt werden.

Bedeutung der Kommunikation für das Unternehmen und die Projekte

Die Kommunikation wird als unterstützende Leistung im Projekt eingesetzt. Diese fördert nicht nur die Anerkennung der Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung als erfolgreiche Projektleitende, es begünstigt ein nachhaltiges Kommunikations-Management innerhalb des gesamten Unternehmens. Dabei kann in einem Projekt nicht zu früh mit dem Dialog begonnen werden. Schon bei der Vergabe des Auftrages ist dieser ein Teil des Gesamtprojektes und fliesst in die Projektpläne mit ein.

Bei einem Projekt können jede Abteilung oder Hierarchiestufe eines Unternehmens involviert sein. Um eine konsistente Kommunikation zu gewährleisten, müssen alle Projektmitwirkenden erkannt, benannt und angemessen informiert werden. Dabei hat nicht nur die schriftliche Form, sondern im Besonderen auch die direkte mündliche Kommunikation einen Stellenwert, der nicht unterschätzt werden darf - ist diese doch unverfälschter und erlaubt in hohem Masse den persönlichen Dialog.


Adressanten

Die Projektkommunikation obliegt nicht zwingenderweise der Kommunikationsabteilung. Je nach Unternehmensgrösse und Organisationsstruktur können auch andere Abteilungen, z.B. Human Resources für die interne Kommunikation oder das Marketing/die PR-Abteilung für die externe Kommunikation zugezogen werden.

 
Mit 10 Schritten zum Erfolg

Damit keine Massnahmen bei der Implementation der Kommunikation vergessen gehen, bietet es sich an, sich schon während dem Kick-off über einen Kommunikationsplan Gedanken zu machen. Folgende Auflistung hilft dabei:

  1. Definition der internen und externen Kommunikationsziele. Dabei ist das einzige Ziel einer Projektkommunikation, alle Projektbeteiligten zeitnah, nachhaltig und wahrheitsgetreu zu informieren und zu motivieren.
  2. Definition der Zielgruppen: z.B. Projektmitarbeitende, Geschäftsleitung, Vorstand, betroffene Geschäftsbereiche, Auftraggeber, Sponsoren, Fachstellen, Lieferanten, usw.
  3. Kommunikationsbedürfnisse der Zielgruppen erfassen.
  4. Die Zielgruppen werden gemäss ihren Kommunikationsbedürfnissen in Gruppen gegliedert. Das kann z.B. nach Inhalt, Periodizität, Form, Umfang oder in Mischformen geschehen.
  5. Definition der Kommunikationskanäle: Diese werden aus den Zielgruppen und Kommunikationsbedürfnissen herausdestilliert. Dabei sollten, wenn nötig, neue Kanäle geschaffen werden (z.B. Postversand, E-Mail, Website, Intranet, Extranet, Versammlungen, Veranstaltungen, soziale Medien, Foren, Chats, usw.).
  6. Der Informationsfluss ist für alle Projektbeteiligten während des ganzen Prozesses aufrechtzuerhalten. Dies im Besonderen, sollte eine signifikante Zeitverzögerung oder gar ein Projektabbruch erfolgen.
  7. Zielgruppenorientierte Inhalte erstellen, Templates nutzen, ad hoc Kommunikation ermöglichen.
  8. Feedback ermöglichen und bearbeiten
  9. Absender definieren, das muss nicht die Kommunikations- oder Marketingabteilung sein.
  10. Team-Spirit aufrechterhalten und fördern.
 
Sind alle Schritte bekannt, ist es ein Leichtes, die Kommunikation als festen Bestandteil in den Projektplan einzufügen und damit eine Nachhaltigkeit zu erreichen, die auch bei Widrigkeiten während des Prozesses bestehen bleibt und als Fundament für das nächste Projekt genutzt werden kann.



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