Befasst man sich mit allfällig auftretenden Problemen erst, wenn man mitten in den Turbulenzen und mitten im Projekt steckt, ist es oft zu spät. Man läuft Gefahr, der eigenen Reputation als professionelle Projektleitende oder professioneller Projektleitender zu schaden – gegenüber der Geschäftsleitung, den Mitarbeitenden und den externen Partnern.

Neben der unternehmensinternen Projektkommunikation kann ein erhöhtes Informationsbedürfnis einer bestimmten Zielgruppe ausserhalb des Unternehmens z.B. eines Geschäftspartners bestehen, welche unbedingt erfüllt werden muss.

Die interne Kommunikation hat Einfluss auf die Unternehmenskultur, respektive umgekehrt. Idealerweise minimiert sie das Wettbewerbsdenken innerhalb der Abteilungen, motiviert zur Zusammenarbeit, begünstigt den Wissenstransfer, erhöht die gegenseitige Akzeptanz und den Zusammenhalt.

Die Geschäftsleitung ist gemeinsam mit der Projektleitung verantwortlich für die Menschen, die Kommunikation, für den eingesetzten Geldbetrag und für die Infrastruktur usw., die für das vorzunehmende Projekt eingesetzt werden.

Studien haben gezeigt, dass das Misslingen von Projekten nicht nur aus technischen oder unmittelbar finanziellen Gründen geschehen kann, sondern auch auf Grund von mangelnder Kommunikation.