Blog - Gabriela Hofmann - Kommunikationsexpertin, Interim Managerin, Autorin

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Kommunikation im Projekt - Externe Kommunikation

Gabriela Hofmann - Kommunikationsexpertin, Interim Managerin, Autorin

Kommunikation im Projektmanagement

Externe Kommunikation

Neben der unternehmensinternen Projektkommunikation kann ein erhöhtes Informationsbedürfnis einer bestimmten Zielgruppe ausserhalb des Unternehmens z.B. eines Geschäftspartners bestehen, welche unbedingt erfüllt werden muss. Dieses kann geschäftsrelevante Informationen beinhalten oder von allgemeinem öffentlichem Interesse sein. Diese Forderungen bestehen nicht nur an die Vermittlung von Inhalten, sondern müssen auch zeitnah erfolgen und wahr sein. Es kann nicht angehen, dass externe Partner gewichtige Informationen aus den Medien oder zufällig von Mitarbeitenden erfahren.

Die Form der Kommunikation ist dabei an die Zielgruppe angepasst. Die interne und die externe Kommunikation sind im Einklang miteinander, das heisst aufeinander abgestimmt. Je nach Projekt, Unternehmen und Branche können die Zielgruppen, die Inhalte, die Informationsintervalle und die Kommunikationskanäle variieren.

Externe Zielgruppe

Um keinen bedeutenden externen Partner zu vergessen, lohnt es sich, eine Aufstellung der externen Zielgruppe zu erstellen. Dabei ist es relevant, in welcher Form oder Umfang sich die externe Zielgruppe am Projekt beteiligt (personelle und/oder monetäre Ressourcen, Produkt- und/oder Materialbeiträge, Know-how, usw.)
  • Kunden
  • externe Projektteams / externe Projektmitarbeitende
  • Partnerorganisationen
  • Lieferanten
  • externe Dienstleister
  • Meinungsführer
  • Öffentlichkeit
  • Medien / Journalisten
  • Anwohner (z.B. bei Lärmemissionen oder Verschmutzungen usw.)
  • Behörden
  • nichtstaatliche Organisationen NGO

Intervalle – Inhalte – Kanäle – Form

Bei der Wahl der Form und des Inhaltes kann es sinnvoll sein, die Kommunikations-intervalle zeitlich in VOR – WÄHREND – NACH dem Projekt einzuteilen.
Vor dem Start eines Projektes unterstützt z.B. ein Interview mit den Projektleitenden, in dem er klärende Antworten zu Fragen zu einem komplexen Projekt gibt, das Verständnis der anstehenden Aufgaben. Zudem lernen die Mitarbeitenden die Verantwortlichen kennen und wissen wohin sie sich bei Fragen wenden können.
Während des Projektes fallen immer wieder Updates zum Stand der Dinge an.
Nach dem Projektabschluss ist nicht nur eine Danksagung fällig, auch die Lessons-Learned-Prozesse gehören in die finale Kommunikation.

Intervalle
Keine Reizüberflutung bitte. Ist nichts anderes mit den externen Zielgruppen vereinbart, so werden nur die unternehmensrelevanten Informationen geteilt.
  • jeder bedeutsame/geschäftsrelevante Projektschritt
  • je nach spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Zielgruppe häufiger
  • zeitnah bei Abbruch oder bei Verzögerungen des Projektes

Inhalte
Bei externen Zielgruppen ist es ebenso wie bei der internen Kommunikation wesentlich, die Projektkommunikation mit Belang und Bedacht auszuführen. Die Inhalte bedürfen dabei nicht der wortwörtlichen Wiederholung des bereits intern Gesagten, sondern sollten den Bedürfnissen der oder den Zielgruppen entsprechen. Was sie aber sein müssen ist: unmissverständlich, konsistent und kausal.
  • relevante Infos zu den Geschäftsfeldern der Zielgruppe
  • wenn nötig, angepasste Infos für einzelne externe Zielgruppen
  • bei Erfolg, Verzögerungen und Abbruch des Projektes

Kanäle
Bestehende Kanäle bestimmen die zeitlichen Intervalle und die Formulierung der Inhalte der Projektkommunikation.
  • Homepage / Extranet
  • Briefschaften
  • Informationstage
  • Kundenbesuche
  • digitale Plattformen / soziale Medien
  • Meetings mit Führungsverantwortlichen
  • Präsentationen


Form
Die Art und Weise der Ansprache kann unter Umständen für eine weitere Zusammenarbeit bei zukünftigen Projekten ausschlaggebend sein. Eine persönliche Ansprache, erfolgt diese nun schriftlich oder mündlich ist essentiell.

Persönliche Kontakte spielen bei der unternehmensexternen Kommunikation eine grosse Rolle. Das Unternehmen bekommt so ein Gesicht und wird in der Wahrnehmung individueller. Die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner übernimmt die Rolle eines Botschafters. In hohem Masse kommt diese Funktion zum Tragen, sollte der Projektverlauf nicht den Erwartungen entsprechen oder das Projekt vorzeitig beendet werden.

Den Projekterfolg zusammen feiern

Es gibt nichts Schöneres, als die gemeinsam erreichten Erfolge zusammen zu feiern. Tun Sie das ausgiebig und im adäquaten Rahmen. Zeigen Sie Ihren externen Zielgruppen, wie hoch Sie diese schätzen.



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