Blog - Gabriela Hofmann - Kommunikationsexpertin, Interim Managerin, Autorin

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Kommunikation im Projekt - Interne Kommunikation

Gabriela Hofmann - Kommunikationsexpertin, Interim Managerin, Autorin

Kommunikation im Projektmanagement

Interne Kommunikation

Die interne Kommunikation hat erwiesenermassen Einfluss auf die Unternehmenskultur, respektive umgekehrt. Idealerweise minimiert sie das Wettbewerbsdenken innerhalb der Abteilungen, motiviert zur Zusammenarbeit, begünstigt den Wissenstransfer, erhöht die gegenseitige Akzeptanz und den Zusammenhalt.

Projektmitarbeitende sollten kraft ihres Know-hows und ihrer Verfügbarkeit beschäftigt werden. Genauso wie Gelder nicht sinnlos verschwendet, sondern besonnen eingesetzt und vorher gesprochene Budgets nicht überzogen werden.

Während das Handwerk meist sitzt, stimmige Projektpläne und -konzepte präsentiert werden und sich die Verantwortlichen einig über das wie, mit wem und wohin sind, steigt schon die Zornesröte in die Wangen der dafür auserkorenen Mitarbeitenden. Wieder einmal wurde über ihre Köpfe hinweg über sie verfügt, ohne sie in die Entscheidungen, die sie im höchsten Masse betreffen, miteinzubeziehen. Sie sind es nämlich, die den zusätzlichen Aufwand, neben dem täglichen Arbeitsanfall, mitstemmen müssen. Die Argumentation, dass dies zum heutigen Berufsalltag dazugehört, sollte mehr nachdenklich stimmen, denn beruhigen. Lässt doch diese Andeutung den Verdacht aufkommen, dass der beschriebene Unternehmensalltag nur noch aus Projekten besteht und nicht mehr aus den Aufgaben, die einst im Stellenbeschrieb festgehalten wurden.

Zurecht beschleicht die Mitarbeitenden damit das Gefühl von Ausgrenzung. Sie fühlen sich in ihren Bedürfnissen und Ängsten nicht ernst- und wahrgenommen. Eine mangelnde Wertschätzung begünstigt Auseinandersetzungen, Unstimmigkeiten und vielleicht sogar den Rückzug aus dem Projekt oder noch schlimmer die Gleichgültigkeit gegenüber dem Projekterfolg.

Interne Zielgruppe

Bei Mitarbeitenden schleicht sich schnell ein Gefühl des Nichternstgenommenwerdens ein, wenn Projekte so geführt und kommuniziert werden, als wären sie nicht Teil des Unternehmens. Eine bestehende, definierte, kommunizierte und gelebte Unternehmenskultur und eine funktionierende Unternehmenskommunikation sind gewichtige Teile der Unternehmensidentität und somit die Schlüsselthemen, die massgeblich zum Gelingen einer befriedigenden Zusammenarbeit, auch über das Projektmanagement hinaus, beitragen.
Es versteht sich von selbst, dass nicht alle Mitarbeitenden eines Unternehmens die gleichen Informationsbedürfnisse haben. In jedem Unternehmen gibt es aber Abteilungen und Aufgabenbereiche, die mit einem erhöhten und spezifischen Kommunikationsbedürfnis während eines Projektes einhergehen:
 
  • Projektmitarbeitende
  • Geschäftsleitung / Lenkungsausschuss
  • Vorstand
  • Führungskräfte
  • Verkaufsabteilung
  • Kundenservice
  • Beschwerdemanagement
  • Kommunikationsabteilung
  • Marketingabteilung
  • Logistik
  • Finanzen
  • in andere laufende Projekte involvierte Mitarbeitende

Es gibt nicht Gutes, ausser man tut es

Im günstigsten Fall können Projektleitende auf bereits durchgeführte unternehmensinterne Umfragen zurückgreifen. Dies impliziert allerdings, dass die Befragungen die Disziplin der internen Kommunikation mit einbezogen haben und die Resultate allen zugänglich sind. Sollte weder das eine noch das andere der Fall sein, so wäre eine Anregung zur Durchführung derselben durchaus angebracht - nicht nur im Kontext des Projektes.
Aber auch ohne auf Befragungshistorien zurückgreifen zu können, kann es gelingen einen aktiven und befruchtenden Austausch zwischen Projektleitenden, Projektmitarbeitenden und Führungsverantwortlichen aufzubauen. Damit die Kommunikation als Erfolg empfunden wird, liegt es nahe, sich einige Gretchenfragen zu Beginn eines Projektes zu stellen:

  • Was bedeutet die Projektkommunikation für mich, wenn ich nicht das Projekt selbst
  • leiten würde?
  • Widerspiegeln meine Bedürfnisse an die Projektkommunikation dasselbe wie die Bedürfnisse der Mehrheit der Mitarbeitenden des Unternehmens?
  • Was würde ich selbst über das Projekt erfahren wollen, wenn ich nicht daran mitarbeiten würde?
  • In welchen Zeitabständen würde ich Informationen über den Projektverlauf erhalten wollen?
  • Ziehe ich es vor, mich aktiv über die Meilensteine zu informieren oder möchte ich passiv darüber informiert werden?
  • Von wem bekomme ich die Informationen? Wer ist die Quelle?
  • Welche Kanäle kann ich nutzen (bestehende und neue Plattformen)?
  • Finde ich die Informationen über das Projekt einfach und schnell?
  • Möchte ich mich interaktiv am Austausch der Informationen beteiligen können (Wissenstransfer, Meinungsaustausch, Diskussionen)?

Intervalle – Inhalte – Kanäle – Form

Bei der Wahl der Form und des Inhaltes kann es sinnvoll sein, die Kommunikations-intervalle zeitlich in VOR – WÄHREND – NACH dem Projekt einzuteilen.
Vor dem Start eines Projektes unterstützt z.B. ein Interview mit den Projektleitenden, in dem er klärende Antworten zu Fragen zu einem komplexen Projekt gibt, das Verständnis der anstehenden Aufgaben. Zudem lernen die Mitarbeitenden die Verantwortlichen kennen und wissen wohin sie sich bei Fragen wenden können.
Während des Projektes fallen immer wieder Updates zum Stand der Dinge an.
Nach dem Projektabschluss ist nicht nur eine Danksagung fällig, auch die Lessons- Learned-Prozesse gehören in die finale Kommunikation.

Intervalle
Der geeignete Zeithorizont wird vom Projektplan vorgegeben und ist an die Ziel-gruppen angepasst. Es versteht sich von selbst, dass Projektmitarbeitende ein höheres Informationsbedürfnis haben, als andere Zielgruppen.

  • an die Zeitlinie angepasst
  • relevante Mitteilungen werden zeitnah erledigt

Inhalte
Die Inhalte der Aussagen sind an die Zielgruppe und an die Kommunikationskanäle angepasst. Dabei ist es oft nicht nötig, dass seitenweise Erklärungen abgegeben werden, die niemand die Zeit und die Muse hat zu lesen. Mit knackigen, relevanten
und wahrheitsgetreuen Informationen erreicht man auch Lesemüde. Wichtige Inhalte sind z.B.:
  • Kick-off / Projektstart
  • Projektplan
  • Projektstatus / Meilensteine
  • Entscheidungen
  • Projektabschluss oder -abbruch


Kanäle
Vorrang haben bereits genutzte und etablierte Kanäle. Sollten diese den Ansprüchen nicht genügen, werden sie ergänzt:
 
  • Projektmeetings mit Projektmitarbeitenden
  • projektübergreifende Meetings zur Nutzung von Synergien
  • interne digitale Plattformen und Tools, z.B. Blog, Chat, usw.
  • Intranet
  • Townhall Meetings
  • Abteilungsmeetings
  • E-Mail-Marketing, Direkt-Marketing
  • digitales Schwarzes Brett
  • interner Blog
  • Messaging Tools
  • Workshops / Informationsveranstaltungen
  • persönliche Kommunikation / Vorgesetztenkommunikation


Form
In vielen Unternehmen hat die schriftliche Kommunikation Vorrang vor der mündlichen. Ein gewichtiger Grund dafür ist die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit. Kein Grund dafür ist die Scheu vor direkter Konfrontation mit den Mitarbeitenden. Diese haben einen legitimen Anspruch auf die Zeit und die Auseinandersetzung mit den Themen, die sie betreffen und beschäftigen.   
        
  • Newsletter
  • Chat
  • Video
  • Interview
  • Case Studies
  • White Papers
  • Success Stories
  • Vorträge
  • Townhall Meetings

Dabei ist es weniger aufwendig, einen konstruktiven Dialog aufrecht zu halten, als eine Einweg-Kommunikation zu betreiben. Nachhaltigkeit und Glaubwürdigkeit sind dabei nur zwei der Attribute einer ehrlichen und nahbaren Kommunikation. Was vielfach unterschätzt wird: Sie spiegelt den Führungsstil der Vorgesetzten wider.

Feste feiern, wie sie fallen

Nicht ausser Acht gelassen werden sollten die Möglichkeiten der Kommunikation, wenn es darum geht, ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt zu feiern. Nicht nur das, auch die relevanten Meilensteine sind ein Quell von Chancen mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren - im Besonderen und gerade dann, wenn ein Projekt ein vorzeitiges und ungutes Ende gefunden hat. Denn eines ist sicher: Den grössten Frust und vielleicht auch das grösste Kommunikationsbedürfnis haben die Direktinvolvierten selbst. Die Mammutarbeit haben sie zu diesem Zeitpunkt meist bereits geleistet, ob mit einem positiven oder negativen Ergebnis ist einerlei.



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